お客様から寄せられるよくある質問をまとめました。

  • 管理規約と使用細則とは何ですか?
  • 専有部分と共用部分とは何ですか?
  • 区分所有者とは何ですか?
  • 占有者とは何ですか?
  • 賃借人とは何ですか?
  • 包括承継人とは何ですか?
  • 特定承継人とは何ですか?
  • 組合員の資格とは何ですか?
  • 管理組合の組織とは何ですか?
  • 管理組合の仕事とは何ですか?
  • 定期(通常)総会の手続きとは何ですか?
  • 区分所有者の代理人とは何ですか?
  • 総会議決事項について
  • 特別決議事項について
  • 総会議事録について
  • 理事会の役割とは何ですか?
  • 理事長とは何ですか?
  • 監事とは何ですか?
  • 会計理事とは何ですか?
  • 理事とは何ですか?
  • 防火管理者とは何ですか?
  • 管理費とは何ですか?
  • 修繕積立金とは何ですか?

[1]管理規約とは、「区分所有法=1棟の建物を各居住者が分配して所有しており、建物及び敷地等を共同管理していくために必要な事項を定めた法」という法律に基づき、マンションの重要事項が記載されている言わば「マンション内に住む居住者の法律」であり、●●のような決まりがあるので守って下さいね!とか、●●のような事をしたら罰則がありますよ!とか記載されています。
マンションにはいろんな方々が生活しているので、マンションの資産価値を維持する為にも必要不可欠な内容になっています。

[2]使用細則とは、管理規約よりも更に細かく生活のルールが決められています。マナー的な事が主な内容になっていますが、よく記載されているのは「ペット飼育に関すること」「音の問題」「美観の問題」などが挙げられます。居住者の財産である共用部分を使用するにあたっての注意点・禁止事項が記載されていて、気持ちよく生活するためのマナー集のようなものです。

[1]専有部分とは、マンションを購入された経験のある方はご存知だと思いますが、各居住者が居住している場所、「ただいま~」と帰って来た時に玄関扉を開け、入った空間及び各居室内であり又、壁クロス・天井・床などで囲まれた部分です。よく勘違いするのですが、ベランダ又はバルコニーは専有部分ではありません。

[2]共用部分とは、上記に記載したところ以外の建物及び敷地を言います。各階の共用廊下・エレベーター・屋上・駐車場・集会室など、居住者全てが使用できる所を言います。

マンションの一室(専有部分)を購入し、権利者(共有名義になっている場合は、両者となります。)となったものが区分所有者といいます。会社所有であれば、代表取締役が区分所有者となります。

区分所有者以外で、専有部分の貸与を受けた賃借人を言いますが、区分所有者と同居している親族も含まれます。

一般的に、区分所有者(組合員)の承諾を得て占有する「占有者」の事をいい、区分所有者と賃貸契約を結び、家賃等を支払って居住する者を言います。

他人の権利及び義務を一括承継する者=相続人又は会社合併により権利を引継ぐ者を言います。

他人の権利の特定部分だけを取得した者=売買・贈与など、不動産会社又は破産管財人などを言います。

組合員=区分所有者であり、マンションを購入した者を言い、自動的に組合員となります。よって、組合員を脱退する為には、マンションを売却するしかありません。

管理組合とは、組合員(=区分所有者)全員で構成された組織です。その中から代表する数名の役員を決め、さらに管理組合代表者を選任して、管理組合を運営していきます。

大きく言えば、マンションの敷地及び共用部分等を良好な状態に保ち、共有財産の維持管理を行なう機関です。清掃や設備点検・組合資産運用・共用部分修繕・理事会及び総会開催など、様々な仕事があります。通常は、管理組合が行う仕事の一部(清掃や設備点検)を管理会社へ委託しているのが一般的です。

総会は、管理規約に基づき、年1回開催されます。これば、管理組合(理事会)が1年間活動した事や財産の状況・次年度に行う行事とそれに対する予算及び新役員選任をおこなう為のものです。
手続きの方法も管理規約に記載されていますが、上記内容を書面(議案書)を作成して、一般的に総会開催の2週間前までに各組合員へ送付し、出欠の確認・議事進行し、「今年度はこのような行事をしましたので、これだけ費用を使いました。又、次年度にこの行事をしたいのですが、皆様賛成してもらえるでしょうか?」などの賛否を採って、次期役員へ決まった事を引継ぐというような内容です。

総会へ出席出来ない場合、組合員の委任を受ける事により成立する代理制度があります。代理人として、他の組合員・同居する家族が一般的です。外部居住の組合員及び家族や賃貸人は、マンションの事情が伝わりにくい所があるので、あまりお薦めできない所です。

総会決議事項は、管理規約にも記載があるように、事業報告及び決算・事業計画による積立金の取り崩し及び予算・新役員が一般的で、総議決権の過半数(委任状を含みます)で決められます(規約により異なります)。その他、修繕積立金の改定も普通決議で行うのが一般的です。

上記の事項以外に、少数の賛成では事を進めるあたり問題になるような事項は、沢山の賛成者が必要となります。また、議決権のみの賛否ではなく、組合員数も含めて決める必要があります。

[1]管理規約の改訂・変更・追加・廃止、共用部分の変更など...総組合員及び総議決権の3/4以上

[2]マンションの建て替え決議...総組合員及び総議決権の4/5以上

総会議事録は、会議の適法性および議決事項を証明するための証拠書類である為、後々の争いごとなど防止する為、会議の主催者である議長に作成義務が課せられます。
議事録作成について問合せがありますが、書式の指定はなく、下記の要件を記載下さい。

[1]議事の経過として、「会議の日時」「場所」「総会定数と議決権数(及び出席区分所有者数)」「会議の経過」「議事次第と議決要件の確認」

[2]議決内容の証明として、「何をどうしたという決議内容」「可否」

*議事録の目的は、会議で何が決まったかを明らかにするためのものなので、誰が何を話したのかを細かく記載するのではなく、あまり詳細に記載すると決議内容の理解の妨げになりかねませんので、記載しないほうが望ましいです。

管理組合は、区分所有者(=組合員)全員で組織されたものですが、何かを決めたり問題解決を図るために、いつも全員が集まることは実際不可能であることから、代表を何人か選んで、この人たちに任せようというのが理事会です。何人かで組織され、各担当を決めながら、総会決議事項の遂行・計画・検討・実施・確認等、日常的な多くの問題に対処していく機関です(管理規約に業務内容は記載されています)。個人的な事ではなく、マンション全体の事を考えて検討・実施していく必要があります。

理事長は、管理組合を代表し、総会で決められた事項を実施するにあたり、契約の締結や対外的な交渉をおこなう為の「代表者」(=管理者)です。職務として、「総会及び理事会の議長」「総会及び理事会の招集」「議事録の作成」「業務報告・決算・予算提出」等、管理組合という団体の代表且つ業務執行機関ですから、その対外的業務執行面において外部の者と取引する一切の事項について、理事長=管理者の職務となります。副理事長は、理事長が職務を遂行できない事態にあった時、代理として業務を行います。

監事とは、管理組合が業務遂行にあたり、理事会運営に関する業務について、管理規約どおり進めているかチェックしたり、会計帳簿等に不正がないかチェックする機関です。理事会とは別の機関なので、一般的に理事会には出席されていないようです。又、理事会開催時の議決権には加えられません。

監事とは、管理組合が業務遂行にあたり、理事会運営に関する業務について、管理規約どおり進めているかチェックしたり、会計帳簿等に不正がないかチェックする機関です。理事会とは別の機関なので、一般的に理事会には出席されていないようです。又、理事会開催時の議決権には加えられません。

理事の役目としては様々ですが、会計理事のように「設備理事」「建設理事」「駐車場担当理事」「書記理事」「総務理事」等、マンションによって色々な役割があります。管理組合運営として色々な業務を遂行するに当たり、理事長一人では出来ないので、理事へ委任して行うのが一般的です。

管理組合組織とは別機関ですが、マンションの規模により居住者1〜数名を選任する必要があります。総会決議は必要ないのですが、マンションの防火設備についての日常点検〜消防訓練などの主催や所轄消防署への届出を行ない、防災に関する日々の安全をチェックする機関です。

組合員が管理組合に納入する費用であり、マンション全体の施設や設備の維持管理に必要な経費に当てられます。たとえば、共用部分の電気・水道代、清掃・点検費用、各種使用料などです。この費用を納入し支払わないと、マンション全体の電気をストップされたりする事もあるかもしれません。

上記とは違い、修繕積立金は貯蓄していくお金で、居住者の了解を得てから必要な時に応じて出金する事ができます。必要な時とは、マンションの計画的な修繕であり、大規模修繕や鉄部塗装・給水管更新など、修繕計画書に則った支出が一般的です。

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